En bref
Avant de confier un site existant à un nouveau prestataire, constituez un dossier de passation. Identifiez qui contrôle le domaine, l’hébergement et les comptes essentiels, vérifiez les accès et la possibilité de restaurer le site, puis listez les fonctions qui doivent rester disponibles pendant la transition. Ce dossier permet de convenir d’un périmètre réaliste avant toute modification.
1. Commencer par les services dont dépend le site
Listez les services utilisés chaque semaine. Pour un site vitrine, il peut s’agir du formulaire de devis, d’une boîte partagée et d’un outil de mesure. Une boutique ajoute souvent un catalogue, des paiements et une connexion vers un logiciel de commandes. Chaque service a ses propres accès et peut être facturé par une entreprise différente. Le compte qui permet de publier une page n’est pas nécessairement celui qui peut renouveler le domaine ou récupérer les sauvegardes.
Ouvrez un tableau partagé qui indique le service, son titulaire, le gestionnaire actuel, la personne qui le reprend et la prochaine échéance. Ajoutez la destination des alertes de paiement et de renouvellement. Si personne ne sait à qui appartient un compte, indiquez « à confirmer ». Cela permet de vérifier un point précis avant le démarrage au lieu de découvrir le manque le jour d’une panne. Le guide de la maintenance web détaille les contrôles que ce dossier doit rendre possibles ensuite.
2. Prouver que les bons accès sont disponibles
Demandez des accès nominatifs et adaptés à la mission. L’équipe qui modifie les textes peut avoir un rôle éditorial. Un technicien qui doit vérifier des extensions ou la configuration a besoin de capacités différentes. La documentation WordPress sur les rôles et les permissions aide à faire cette distinction. Pour chaque compte nécessaire, demandez à la personne qui le reprend de vérifier qu’elle peut réellement l’ouvrir et trouver la fonction attendue. Confirmez aussi qui détient la méthode de récupération du compte.
Transmettez les secrets par un canal adapté, avec des autorisations limitées et révocables. Le dossier de passation indique où trouver les accès et qui peut les accorder. Il peut circuler entre plusieurs interlocuteurs, ce qui rend inutile d’y copier les mots de passe, clés ou codes de secours. Si un accès reste détenu par l’ancien prestataire, convenez d’une période de transition et d’un interlocuteur. Retirer trop tôt le seul compte opérationnel peut vous priver d’une solution de secours.
| Service | Vérification concrète | Si l’accès manque |
|---|---|---|
| Domaine et DNS | Titulaire identifié, accès testé, renouvellement connu. | Clarifier la gestion du domaine et les contacts auprès du prestataire. |
| Hébergement et sauvegardes | Compte ouvert, copie récente accessible et possibilité de restauration connue. | Récupérer une copie exploitable avant de modifier le site. |
| WordPress et services liés | Rôles attribués, destinataire des formulaires et comptes des services identifiés. | Isoler les fonctions concernées et nommer un responsable de la transition. |
3. Établir un état de référence sans changer le site
Notez les versions visibles, les intégrations dont vous connaissez le rôle et les opérations annoncées par l’ancien prestataire. Pour une extension payante, repérez qui détient la licence, le mode de renouvellement et les conséquences d’un changement. Une licence incluse dans un ancien contrat peut être maintenue ou devoir être remplacée. Vérifiez le cas auprès du fournisseur avant de prévoir un coût ou un changement.
Avec l’équipe métier, choisissez deux ou trois parcours représentatifs. Sur le site d’une association, ouvrez le calendrier, un document d’adhésion et le formulaire prévu pour les nouveaux membres. Sur une boutique, vérifiez les pages de produits et identifiez le chemin jusqu’au paiement, avec un environnement adapté aux tests. Si le site présente déjà une erreur, inscrivez-la dans l’état initial avec la page et le contexte observé. L’équipe pourra ainsi distinguer une panne connue d’un incident survenu pendant la reprise.
4. Vérifier la possibilité de récupérer le site
Demandez la date de la dernière copie et l’emplacement depuis lequel elle peut être récupérée. La documentation WordPress sur les sauvegardes distingue les données de la base et les fichiers nécessaires au site. Assurez-vous que l’équipe peut accéder aux deux et qu’elle sait quelle copie utiliser en cas de besoin. Une boutique doit aussi décider ce qu’il adviendrait des commandes ou paiements arrivés après cette copie. Le prestataire doit connaître cette limite avant de proposer un retour arrière.
Si personne n’a testé de restauration, prévoyez un essai sur une copie séparée. Il permettra de vérifier qu’on retrouve les pages, les médias et les fonctions qui comptent, avec des services de test ou des intégrations neutralisées. Le questionnaire avant mise à jour aide à repérer les points qui doivent être clarifiés. Les prestations de sécurité et sauvegardes peuvent préciser qui réalise le test et qui valide la reprise.
5. Valider la passation avec un périmètre écrit
Organisez un échange court avec une personne capable de valider les priorités. Parcourez le tableau, les accès manquants, les constats et les décisions. Distinguez les tâches incluses au démarrage, les incidents à traiter en premier et les améliorations à chiffrer. Il peut être possible de reprendre la publication des contenus avant d’avoir les droits sur l’hébergement. La prise en charge des mises à jour, des sauvegardes ou d’une migration dépend des accès et des responsabilités convenus.
Fixez une date pour clôturer les accès temporaires après avoir vérifié la prise en main. Si le site et la messagerie dépendent du même domaine, ajoutez une personne de référence pour la messagerie avant de toucher aux réglages. La page sur l’hébergement WordPress décrit le volet hébergement du suivi. Pour choisir ce qui doit être inclus chaque mois et ce qui relève d’une intervention distincte, consultez le détail de l’accompagnement.
Prenons le cas d’une entreprise qui reprend son site juste avant une période de fortes demandes. Son équipe peut publier, mais le prestataire précédent détient encore l’accès au domaine et le formulaire envoie vers une ancienne boîte partagée. L’ordre des actions est alors concret : confirmer qui reçoit les nouvelles demandes, organiser l’accès au domaine et récupérer une copie avant toute évolution. Le site peut continuer à fonctionner pendant ce passage de relais. L’entreprise garde dans le dossier le résultat d’un test du formulaire et le nom de la personne qui suivra les demandes dès le lendemain.
